מערכת לניהול משימות
כל מנהל עסק יודע שיש ימים בהם מרגישים על גג העולם, לעומת ימים שבהם רוצים לשרוף את כולו. כי להתמודד עם כלל המשימות בארגון – אדמיניסטרטיביות, פיננסיות, שיווקיות, מכירתיות ותכנוניות, גדולות כקטנות, ארוכות וקצרות – זה עניין מאתגר במיוחד. ואם אתם לא מוצאים ידיים ורגליים, מקדישים שעות לטיפול במטלות שגרתיות ורוצים לייעל את העבודה בקלות – מערכת ניהול משימות היא המוצר שאתם זקוקים לו.
תפקידן של מערכות לניהול משימות הוא לנהל את הפרויקטים השונים שלכם (בייחוד בעבודה, אבל אפשרי שגם מחוצה לה), תוך ביצוע מעקב בזמן אמת המאפשר לפתור בעיות, לתקשר עם הצוות ולייעל את סדרי הביצוע כדי לחסוך זמן ואנרגיה, לעתים גם כסף. מערכות אלה מגלמות בתוכן מאות פונקציות שצריך להכיר, כדי להתחיל לייצר עבודה איכותית בשוטף. אז מי מהן באמת תתאים לכם? בדקנו 6 חברות מובילות על כל התנאים המוצעים אצלן, כדי שתקבלו החלטה מתאימה:
חברת מאנדיי – מלכת הפופולריות
מאנדיי נחשבת למערכת ניהול הפרויקטים הטובה והפופולרית ביותר. נוחות השימוש, עושר התכונות וההתאמה הפרסונלית הם שהופכים אותה למועדפת מכולן, גם אם המחיר במסלולים המתקדמים לא מהזולים. במקור החלה מאנדיי את דרכה כחלק מהפונקציות של wix, משם עברה ב-2010 לחברת הסטארט אפ dapulse. היא הפכה למאנדיי ב-2017 ומאז עברה כמה וכמה שיפורים שהפכו אותה לתוכנה מרשימה ויעילה לעבודה.
מחיר | · מסלול אינדיבידואל – חינם · מסלול בייסיק – 8 דולר לכל משתמש לחודש · מסלול הסטנדרט – 10 דולר לכל משתמש בחודש · מסלול פרו – 16 דולר לכל משתמש בחודש · מסלול אנטרפרייס – מותאם לארגונים גדולים ומותנה ביצירת קשר להצעת מחיר. |
מינימום משתמשים | מסלול האינדיבידואל הבסיסי (ונטול התכונות של מסלולי הפרו והסטנדרט שמבדלים בפועל את מאנדיי מחברות אחרות), מוגבל עד 2 משתמשים בלבד. יתר החבילות לא מגבילות את כמות המשתמשים, אבל דורשות לבחור כמות “קבועה” שהוגדרה מראש: 20, 25, 30, 40 וכן הלאה. המשמעות היא שאם יש לנו 22 משתמשים נאלץ בלית ברירה לשלם עבור 25 משתמשים כאשר 3 מהם לא ינוצלו. |
פיצ’רים ייחודיים | המערכת מכילה פילטרים לסינון משימות העבודה פר עובד, פר דד ליין וכן הלאה, קסטומיזציה של כל אלמנט בלוח לטובת תיעדוף וארגון אישי של הדשבורד, טיימר מובנה למשימות ועוד. |
שיתוף או עריכת מסמכים | במאנדיי אפשר לשתף מסמכים בקלות על ידי צירופם להתכתבות עם משתמש נוסף, שיוכל להוריד אותם. |
ויזואליות | הויזואליות של המערכת היא האלמנט המרכזי שהופך אותה ליעילה כל כך. חלוקת המשימות וסטטוס הטיפול בהן לצבעים מקלה מאוד על התיעדוף והביצוע. |
אוטומציות | המערכת מאפשרת מגוון רחב של אוטומציות (שחוסכות זמן יקר) |
מדריך ייעודי למערכת | משלב החיבור למערכת, היא תלווה אתכם דרך מסעות מודרכים וסרטונים. |
סנכרון עם מערכות נוספות | קיימת אינטגרציה נוחה לשירותי גוגל ואאוטלוק, שירותי אופיס, דרופבוקס, וואן דרייב, מיילצ’ימפ, פייסבוק אדס, סלאק ועוד המון, באמצעותה ניתן להגדיר במדויק מה תרצו שיקרה ומתי יועבר עדכון במסגרת האינטגרציה. כך למשל, ניתן להגדיר התראה באאוטלוק שתופיע אחרי כל שיבוץ שיחת לקוח. |
נוחות השימוש | המערכת נוחה עד כדי אינטואיטיבית לחלוטין, מה שמאפשר לכל אחד להשתמש בה גם ללא צורך בידע טכנולוגי קודם ומורכב. |
תקופת ניסיון | מאנדיי מציעים 14 ימי התנסות בחינם, בסיומם אפשר לבחור באחד המסלולים הקיימים, או להסתפק במסלול האינדיבידואל על הפונקציות הרזות שבו. |
ההצטרפות לממשק של מאנדיי היא די פשוטה, וניתן להזמין את כל הצוות לממשק בקלות. כך זה נראה לאחר ההרשמה הראשונית. מכאן, זה בידיים שלכם, ואתם יכולים לסדר את הלו”ז שלכם באמצעות כל הפיצ’רים והיתרונות שהמערכת מציעה.
בצילום המסך ניתן לראות את הוויזואליות של הממשק, ועד כמה המערכת נוחה וידידותית.
קליק אפ - קליק אפ – הביצועיסטית הכי טובה בשטח
קליק אפ (ClickUp) היא מערכת לניהול פרויקטים, משימות עובדים וצוותי עבודה שתתאים לכל ארגון בכל גודל. המערכת מבוססת ענן ונחשבת לאמינה מאוד, הודות לפונקציות מגוונות, מאות פיצ’רים ואוטומציות וגמישות תפעולית כמעט מושלמת. קליקאפ עצמם הצהירו בגאון שהשירות מתחייב לחיסכון של יום בשבוע, מה שדחף רבים להבין על מה מדובר ולגלות את נפלאות התוכנה.
מחיר |
|
מינימום משתמשים | המסלול החינמי מוגבל לשימוש עצמי בלבד, ללא האפשרות לתוספת משתמשים. יתר המסלולים אינם מוגבלים, אבל יתאימו לארגונים בסדרי גודל מדורגים, בהתאם למחיר החבילה. |
פיצ’רים ייחודיים | אינסוף פיצ’רים שניתן להגדיר ולהתאים, מתכנון מלא של פרויקט דרך בניית תרשימים והגדרת לוחות זמנים, כלים מובנים לצילומי מסך, ניהול מעקב, תזכורות, הקצאת משאבים, מגוון תצוגות ועוד. |
שיתוף או עריכת מסמכים | בקליקאפ קיימות אפשרויות מגוונות בשימוש במסמכים משותפים, כולל שיתוף ועריכת מסמכים וגם הקלטת מסמכים וניהול דפי WIKI. |
ויזואליות | הממשק של קליק אפ פחות מרשים ולעתים מרתיע את הנרשמים החדשים, אבל כשנכנסים לעומק העבודה איתו מגלים שהנראות תוכננה בצורה היררכית מושלמת, השומרת על סדר וארגון ברמה הגבוהה ביותר. |
אוטומציות | מגוון עצום של אוטומציות וכלים לניהול אפקטיבי כולל API לאפליקציות, מיילים, טווילו, קלנדלי ועוד. חשוב לדעת שקיימת הגבלה על כמות האוטומציות בכל חשבון. למשל בחשבון החינמי ניתן להשתמש בעד 1,000 אוטומציות וניתן להוסיף את אלה שרוצים. |
מדריך ייעודי למערכת | ספריית העזרה מגוונת למדי ומכילה מדריכי וידאו רבים שדרכם ניתן ללמוד כיצד להוסיף פונקציות עבודה, להשתמש במערכת ועוד. |
סנכרון עם מערכות נוספות | Clickup מסונכרנים למערכות רבות כמו אינטגרומנט, זאפייר, כל ממשקי גוגל, זום, אופיס ועוד המון. |
נוחות השימוש | דרושה מעט סבלנות ומוטיבציה כדי להסתגל למערכת, אבל לאחר מכן היא הופכת לנוחה במיוחד, תוך התאמה אישית של הדשבורד כמו למשל בשינוי צבע או שם הסטטוס. |
תקופת ניסיון | אפשר להתחבר למסלול החינמי ולהתנסות בו לפני שממשיכים בתשלום ביתר המסלולים. |
ג'ירה – ככה מנהלים היום פרויקט
ג’ירה היא תוכנה מתקדמת מבית Atlassian שקנתה לעצמה שם בעולם פיתוח התוכנה והפכה לאחד הכלים המרכזיים בעולם לבנייה, מעקב וניתוח של תהליכי עבודה. הייעוד המקורי היה לאיתור ומעקב אחרי באגים בתהליכי פיתוח, מה שהביא את המפתחים לכנות את המערכת ” Bugzilla” (שילוב בין באג וגודג’ירה/ גודזילה, המפלצת המפורסמת בשמה היפני) ומשם להשארת השם הנוכחי.
התוכנה נחשבת למייעלת תהליכי עבודה ומקצרת בזמן ומשאבים, משפרת את יכולת החיזוי ומשיגה את מטרת הפרויקט במהירות נדרשת. כיום היא מונה מאות לקוחות ישראלים מתחומים רבים ובמגוון סדרי גודל.
מחיר | · Standard – 7.50 דולר לחודש פר משתמש, או 750 דולר בשנה · Premium – 14.5 דולר לחודש פר משתמש, או 1,450 דולר בשנה · Enterprise – מסלול ייעודי לחברות גדולות הכרוך בהצעת מחיר אישית. |
מינימום משתמשים | לג’ירה יש מסלול חינמי עד 10 משתמשים. ביתר התוכניות, אפשר להוסיף ולהסיר משתמשים בצורה דינמית, כאשר החיוב החודשי משתנה בהתאם. הצטרפות למסלול האנטרפרייז מותנית במינימום של 801 משתמשים. |
פיצ’רים ייחודיים | יש כאן עולם עצום של אפשרויות, נפרט על כמה מהן: · לוחות Scrum – ניהול פרויקטים במערכת בשיטת סקרם, המאפשרת להקצות צוותים בכל משימה ולהגדיר להם משימות ויעדים, לעקוב אחר התקדמות ולתקשר עמם. · לוחות Kanban – זוהי טכניקת עבודה מוכרת באג’ייל, המאפשרת לצוות לצפות ביעדים המלאים של הפרויקט ובכך לשפר את תהליך העבודה וקצב העבודה. · מפות דרכים – שרטוט של דרך הפרויקט ברמה מבנית, תוך שימוש בכלים ויזואליים מעולים. |
שיתוף או עריכת מסמכים | כל “ספרינט” (תהליך עבודה) בג’ירה מאפשר העלאת מסמכים, שיתוף ועריכה בצורה נוחה. |
ויזואליות | הממשק של ג’ירה עדכני מאוד ומאפשר צפייה נוחה בנתונים, תגיות בולטות, גרפים וחלוקה מוצלחת של המשימות. |
אוטומציות | בעזרת המערכת אפשר ליהנות ממגוון אוטומציות כמו למשל הפקת דוחות מתקדמים לניתוח ומעקב אחר נתוני הפרויקט, סטים נפרדים של API דרכם אפשר לשלב מגוון כלים, לבנות צוותים ולהקצות להם יעדים ומשימות ועוד. |
מדריך ייעודי למערכת | מרכז התמיכה המקוון של ג’ירה הוא מהמרשימים שנתקלנו בהם. כאן אפשר לקבל מידע מקצה לקצה אודות השימוש במערכת על כלל האפשרויות וכמובן להתקשר עם צוות התמיכה בנושאים שונים. ברשת אפשר למצוא סרטוני הסבר נוספים. |
נוחות השימוש | ממשק הלוחות ב-Jira הוא אינטואיטיבי מאוד וקל ללמידה וליישום. השימוש בלוחות בשיטה זו מאפשר הגברה של השקיפות בהתקדמות של כל פרויקט – גם עבור המנהלים וגם עבור החברים בכל צוות. |
תקופת ניסיון | אפשר להצטרף לתוכנית החינמית (עד 10 משתמשים) בתור התחלה ולהתקדם משם. |
אסנה – הכי חזקה בפרודוקטיביות
Asana נחשבת לכלי ניהולי פופולרי מאוד, שהדגש המרכזי שלו הוא ריבוי האינטגרציות בהן אפשר להשתמש כדי לתקשר בין חברי הצוות מרחוק ולהישאר מעודכנים בכל מובן. רמת הניהול הפרויקטלי כאן טובה למדי, הודות לתצוגת workflow וחלוקה אפשרית בין סוגי פרויקטים, התאמה אישית של המערכת לצרכים של הארגון או אפילו למשתמש הבודד, כולל הגדרת אוטומציות רלוונטיות לתהליך העבודה המלא.
מחיר |
|
מינימום משתמשים | אסאנה מאפשרת לעבוד יחד עד 15 אנשים דרך מסלול חופשי וחינמי. תוכנית הפרמיום והביזנס (עם הרבה יותר תכונות ואפשרויות) מותאמת לצוותים של 15 משתמשים ומעלה. |
פיצ’רים ייחודיים | מספר מרשים מאוד של פיצ’רים ואפשרויות כמו יצירת רשימת משימות, לוחות Kanban, קבצים, צירוף הערות והודעות ועוד. אפשר להתאים אישית כל רשימה וכל משימה המשויכת אליה, למשל באמצעות הגדרת שלבי “ברזל” כמו שליחת מייל ברוך הבא, חיתום על חוזה ועוד. קיימת אפשרות גם ליצור תלות בין משימות שונות, ליצור גנטים ולפקח באמצעותם על התקדמות הצוות והשגת היעדים. |
שיתוף או עריכת מסמכים | אסאנה מאפשרת שליחת מסמכים בכל פורמט ולשתף אותם עם אנשים נוספים בקלות ובמהירות. |
ויזואליות | העיצוב של המערכת מודרני, מהיר וגם גמיש מאוד. אפשר להשתמש בתצוגות לבחירה כולל חלוקה של משימות למקטעים, רשימות וטיים-ליינים. זרימת העבודה עצמה תוצג בכמה דרכים אפשריות, כאשר אפשר להשתמש ב-Drag&Drop בהתאם להעדפה האישית. |
אוטומציות | מגוון רחב של אוטומציות מוצלחות, למשל התראה אוטומטית למשויכים למשימה על כל שינוי שמתרחש בה, אפשרות לעריכה אחרי פרסום או אזכור של עובד אחר, הודעה כאשר חבר צוות אחר מבטל חסימה של משימה ועוד. למערכת יש גם אפליקציית ווב לדסקטופים של מאק וווינדוז כך שאפשר לעבוד גם אופליין. |
מדריך ייעודי למערכת | בתוך האתר קיימים טוטוריאלז שימושיים למשתמש המתחיל והמתקדם במבחר סוגיות. |
סנכרון עם מערכות נוספות | המשתמשים ב-Asana נהנים מ-150+ אינטגרציות שבאמצעותן ניתן לשלב את המשימות עם עבודה על הדסקטופ, דרך שירותים דיגיטליים שונים, אפליקציות, תוכנות, יומנים, שיחות לייב והכל בהגדרה אישית של האינטגרציות הרצויות לכם. |
נוחות השימוש | השימוש באסנה אדפטיבי מאוד, כך שתוך יום-יומיים אפשר להתחיל להשתמש במערכת בצורה חלקה לגמרי. הגמישות של התוכנה מאפשרת להתאים אישית תכונות תצוגה, פעולה ועבודת ניתוח ומעקב שמקלים מאוד על השימוש מהרגע הראשון. |
תקופת ניסיון | ניתן לכלול עד 15 חברי צוות בגרסה החינמית ולהשתמש בה ללא הגבלה. |
בצילום המסך ניתן לראות את הקלות שבה תוכלו להוסיף משימה ותיוגים רלוונטיים.
טרלו – הכי אינטואיטיבית שיש
Trello היא אפליקציית ניהול עבודה שיתופית מבית Atlassian שנהנית מ-50 מיליון משתמשים ברחבי העולם שכבר לא מסוגלים להתנהל בלעדיה. המערכת מבוססת על לוחות Kanban באמצעותם אפשר ליצור, לנהל ולעקוב אחר משימות שונות והכל דרך ממשק סופר קל ואינטואיטיבי להבנה, כמה דקות של היכרות ואפשר להתחיל לעבוד.
המערכת בנויה בצורה היררכית מלוחות (boards) שמאפיינים פרויקט כללי, רשימות (lists) שמגדירות את הפעולות לביצוע וכרטיסים (cards) שמכילים אינפורמציה על כל משימה ואפשר להעביר אותם מרשימה לרשימה בהתאם לצורך.
מחיר |
|
מינימום משתמשים | לטרלו אין מגבלת משתמשים אלא כמות לוחות (boards) לשימוש, כך שצוות שלם יכול לנצל את המסלול החינמי המוגבל עד 10 לוחות. מעבר לכך, עליו לשלם כדי לקבל כמות לוחות ללא הגבלה במסלול הסטנדרט או לוחות + דשבורדים וצירי זמן (לצד מגוון עצום של פיצ’רים נוספים) במסלולים המתקדמים יותר. |
פיצ’רים ייחודיים | Trello מציעה עולם עצום של פיצ’רים, חלקם אופייניים רק לה: · יצירת לוחות, משימות, דד ליינים, צירי זמן וטבלאות · הגדרת פעולות מפורשות לכל משימה, תזכורות, שיתוף, הקצאה ויצירת טמפלט · הכנסת תזכורות, צ’ק ליסטים וסימון תוויות, כולל סימון המשימות שהושלמו · מעקב אחר הצעות מחיר · שיתוף רעיונות עם עובדים ולקוחות מתוך עמודות ורשימות ספציפיות בקרוב תיפתח במערכת זירה למפתחים, ליצירת שירותים ואפליקציות באופן עצמאי. |
שיתוף או עריכת מסמכים | קל ונוח לצרף בקלות כל קובץ מהדרייב או מהמחשב, מכל משימה קיימת. |
ויזואליות | טרלו שולטת במובן הויזואלי ולכן מספקת חוויית משתמש אינטואיטיבית במיוחד במסגרתה ניתן להבין את המערכת תוך דקות מרגע ההתחברות. הניווט של המערכת מצוין גם למשתמשים עם מיומנות טכנולוגית נמוכה. התצוגה בנויה כך שניתן לראות את “התמונה הגדולה” ולצלול מתוכה אל רשימות ומשימות נקודתיות. |
מדריך ייעודי למערכת | בכניסה ל-board אפשר ללחוץ על start free trail כדי לסייר באפשרויות השונות. ניתן גם למצוא סרטונים ברשת שמסבירים עוד על האפשרויות של טרלו, אבל סביר להניח שתוך כמה דקות כבר תבינו בעצמכם את הרוב. |
סנכרון עם מערכות נוספות | מגוון חיבורי API שדרכם ניתן לגשת לסלאק, ג’ימייל ויתר מוצרי Atlassian חברת האם, כמו ג’ירה למשל. לאחרונה התווספו למערכת עוד כמה כרטיסי קישור שדרכם אפשר להתחבר לדרייב ולדרופבוקס, באמצעות הדבקה של ה-URL בכותרת וקבלת תצוגה מקדימה טובה. עם החיבור הראשוני למערכת, אפשר ללחוץ על הלוח (board) ואז על start free trial כדי ללמוד עליה לעומק. מעבר לכך, אפשר למצוא סרטוני הסבר שונים ברשת אם כי סביר מאוד שהיכרות קצרה באתר תספיק. |
נוחות השימוש | טרלו סופר נוחה ופשוטה, מה שהופך אותה גם לכלי משימות אישי בו אפשר לשמור מתכונים, לתכנן את החתונה שלכם, מעקב פיננסי ועוד. התצוגה מאפשרת לכל השותפים ללוחות והרשימות לצפות במידע בזמן אמת וכך להימנע מבלבול לגבי הקצאת המשימות, השלמתן או מה נעשה ומי ביצע. |
תקופת ניסיון | ניתן להצטרף לכל אחד מהמסלולים למשך 14 ימים בחינם ולקבל החלטה לגבי ההמשך. אפשרות נוספת תהיה להצטרף קודם למסלול החינמי ובהמשך לשדרג אותו. |
מירו – הכי ממלאת בהשראה
Miro הוא כלי ליצירת לוחות מעוצבים המתמקדים ברעיונאות – כלומר כל מה שנוגע לתכנון פרויקטים, פיתוח, סיעור מוחות, שיתופי פעולה המבוססים על ויזואליזציה ברמה גבוהה וכן הלאה. הכלי פועל כממשק real-time כך שהוא מסתנכרן עם יתר חברי הצוות ומאפשר שיתוף מוצלח.
כאמור, המערכת מורכבת מלוחות (Boards) שעליהם ניתן ליצור כמעט כל דבר אפשרי: שירטוטים, צורות, תרשימים, דיאגרמות, מפות, כתיבה, אמצעים חזותיים, פתקיות דביקות, סרטונים, אודיו, לינקים ועוד. הכל מבוסס על Drag&Drop סופר פשוט לעבודה ולכן מותאם הן לסטארטאפים וארגונים והן לתחומים יצירתיים יותר כמו הדרכה והוראה, אמנים ואנשי קריאייטיב.
מחיר | · Team – 8 דולר בחודש פר משתמש בחיוב שנתי, או 10 דולר בשנה · Buisness – 16 דולר בחודש פר משתמש בחיוב שנתי, או 20 דולר בשנה · Enterprise – מחיר מותאם אישית לארגונים גדולים |
מינימום משתמשים | בדומה לטרלו, ההגבלה של miro היא בלוחות העבודה ולא על כמות המשתמשים (למעט במסלול האנטרפרייז שמתאים ל-50 משתמשים ומעלה). החבילה החינמית מוגבלת עד 3 לוחות, כאשר האחרות מכילות לוחות ללא הגבלה עם מדרג אפשרויות עולה בהתאם לסוג המסלול. |
פיצ’רים ייחודיים | כל הבסיס של miro מבוסס על לוח לבן שאיתו אפשר לשחק ולעצב לפי מה שאתם רוצים וצריכים. אפשר להזיז, להגדיל ולהקליק כדי לשנות שמות פרויקטים או רשימות, אלמנטים להדבקה על הלוח, בניית תרשימים, מפות, גרפים, תהליכי חקירה, לוחות השראה, משחקים ואינטראקציה. ניתן לבנות טבלאות מורכבות ולעבוד על לוחות קנבן, ליצור פתקיות דביקות, להשתמש ב”בטל” או “בצע מחדש” תוך כדי בניית הלוח, להכין פרזנטציות איכותיות, לתעד ולשתף כל שלב ולקבל עליו משוב. בסרגל העליון אפשר להפעיל טיימר, הצבעה שיתופית, פרזנטציה וניהול רשומון. |
שיתוף או עריכת מסמכים | שיתוף כל קובץ מכל מקום ולכל אחד בצורה מיידית ומהירה. |
ויזואליות | לוחות העבודה הם מה שהופך את מירו למערכת מדהימה. השליטה הגרפית בנראות, הפריסה הצבעונית והמשתנה והתאמת כל האלמנטים על הלוח היא כל מה שמנהל פרויקט יכול לבקש כדי לשלב בין בקרה, נתונים וגם נראות מרשימה מול לקוחות, עובדים ובכירים. |
אוטומציות | למירו יש המון אפשרויות שתומכות בעיצוב והתצוגה של הלוחות, למשל בניית דיאגרמות על בסיס נתונים שהזנתם קודם, חלוקה ל-frames, ייצוא כל לוח כקובץ PDF, עריכת מסמכים בתוך המערכת, הטמעת דפי אינטרנט ועוד. |
מדריך ייעודי למערכת | ב-Help Center קיימים סיורים למערכת שניתן לקחת לאחר החיבור הראשוני. ניתנת גם תמיכה דרך וידאו ואפשר גם למצוא סרטוני הסבר עצמאיים ברשת. |
סנכרון עם מערכות נוספות | כמעט ואין כאן אפשרויות חסרות. ניתן לצפות בכל האפשרויות בסרגל העבודה העליון ולסנן את השירותים שנדרשים לכם בהתאם לקטגוריות כמו אחסון בענן, עיצוב, סיעור מוחות, יצירת פרזנטציות, בניית דיאגרמות ועוד המון. |
נוחות השימוש | במובנים רבים, פרקטיקות המערכת של מירו אוניברסליות ממש, משום שהן מקבילות לאלה שנמצאות בתוכנות עיצוב למיניהן, מ-power point דרך פוטושופ ועד קנבה. הודות לכך נשמרת נוחות העבודה במלואה וההסתגלות למערכת מהירה ביותר. |
תקופת ניסיון | אפשר להצטרף למסלול החינמי, הכולל עד 3 לוחות עבודה. מרצים מוזמנים למירו בחינם גם כן, כשבאפשרותם להזמין עד 100 חברי צוות קבועים (יש להגדיר אותם ככאלה) ולארח כמות בלתי מוגבלת לאחר מכן (אורחים יכולים לצפות בלוח ולכתוב בו הערות). |
בצילום המסך: כך נראית ההתחברות הראשונית למירו.
מה חשוב לקחת בחשבון כשבוחרים מערכת לניהול משימות?
אם אתם מבינים שהמערכת אמורה לעשות סדר, לחסוך זמן ולסייע לכם במגוון תהליכים, אפשר לעבור לפרמטרים לבחירת המתאימה ביותר. יש לזכור שתוכנה לניהול משימות “תופסת” את העסק בצמתים בהן הוא מתקשה, כמו למשל בשלב הצמיחה שבו תהליכים קיימים כבר לא מתאימים יותר, כאשר ישנן כמה משימות מקבילות שלא מתבצעות ביעילות, צריך להנחיל נהלים וכללי עבודה בצורה גורפת בארגון או שצריך למפות תהליכים שונים שעד כה לא הוקדשו להם משאבים.
המחיר
אם אתם צוות קטן שצריך מערכת פשוטה, ייתכן שתוכלו להסתפק גם במסלול החינמי שמוצע ברוב האפשרויות מהסקירה שלנו. אם אתם צוות גדול או ארגון שלם, תצטרכו לנהל השוואת מחירים יעילה שמורכבת מסך כל המשתמשים במערכת, לצד האפשרויות שהמערכת נותנת לכם באותו מסלול.
כמות משתמשים
בהמשך למחיר, כמות המשתמשים תקבע המון פעמים את סוג המערכת שבה תשתמשו, אך לא רק במובן הכלכלי. פרילנסרים, ספקים ולקוחות שאתם מעוניינים להכניס למערכת יצטרכו להתבטא כמשתמשים שלה מטעמכם, כך שגם אותם צריך להחשיב. לעניין הזה, מומלץ לבחור במערכת שבה אפשר לסווג את ההרשאות או את רמות השיתוף, לכלול גם אבטחה פרקטית וזרימת עבודה שהמערכת באמת תוכל לתמוך בה.
צרכי הארגון
הצרכים והמטרות צריכים להיות ברורים עוד הרבה לפני תחילת עבודה עם כל מערכת, לעתים אפילו לסדר אותה לפני הטמעה, כך שהעובדים כבר יסתגלו לסדר הפעולות הרלוונטי בתוכה. למעשה, הגדרת הצרכים מבנה בתוכה את מורכבות המשימות ומאפשרת לכם להחליט על הפיצ’רים או האינטגרציות שתרצו להשתמש בהם.
פיצ'רים ייחודיים
לא כל מערכת שיש לה מאות פיצ’רים מטורפים היא בהכרח המתאימה ביותר. אבל אם מה שיש למערכת להציע מכסה את חלק הארי של מהלך העבודה מבחינתכם, שווה להתנסות בה ולבדוק את ההתאמה שלה. ברוב המערכות תוכלו לסנן את הפיצ’רים שאתם רוצים בצורה דינמית.
אינטגרציות עם מערכות אחרות
אם הארגון שלכם כבר משתמש במערכות ובשירותים שונים כמו אפליקציות גוגל, מערכת דיוור, רשתות חברתיות וכן הלאה, האינטגרציה מולם חשובה וחיונית. ככל שקיימות יותר אינטגרציות בין מערכת הניהול למערכות אחרות, כך היא תהווה פתרון יעיל יותר עבורכם שמונע לצאת פעם אחר פעם מהמסך כדי לתפעל משהו חיצוני.
ידידותית למשתמש
לא כולם אשפי טכנולוגיה מושלמים והצוות שלכם ייתקל בלא מעט בעיות או שאלות בנוגע לאפשרויות המערכת. עליכם לוודא שיש כמה שפחות סיבוכים בשטח, באמצעות בחירה במערכת פשוטה לתפעול ולשליטה, שתאפשר גם לאלה שפחות מתמצאים בצורה אינטואיטיבית לעבוד איתה בקלות.
אז מי החברות שעונות על רוב הקריטריונים?
מתוך עשרות מערכות ניהול משימות שבדקנו ומיינו, ראינו לנכון לספר לכם על שש המערכות הכי מומלצות לטעמנו, שיש בהן את כמות היתרונות ואיכות הביצוע הטובים ביותר. אבל אם נתמקד בפרמטרים לבחירת המערכת שהצגנו כאן, נגלה 3 מובילות משמעותיות:
- Monday– מעבר לעובדה שהיא פופולארית, היא מאפשרת מגוון רחב של אוטומציות והתאמה אישית ללקוח.
- Jira– דרכה אפשר לנהל פרויקטים בכל סדרי הגודל ובכל תחום בצורה מושלמת, לשמור על יעילות מלאה בעשייה ולהפוך לאנשי עבודה משימתיים ותכליתיים.
- ClickUp– בנויה כתבנית משימות היררכית, המקלה על רשימת המשימות לביצוע ומאפשרת סביבת עבודה שיתופית מרחוק עם שלל פתרונות.
אז מה לסיכום?
בעולם שבו יום העבודה אינטנסיבי ורווי משימות, קשה לרכז בצורה עצמאית את כל המטלות והתהליכים שצריכים להתבצע וגם לשלוט בהם כמו שצריך. מערכת טובה ואיכותית לניהול משימות תעשה את זה בעבורכם תוך שמירה על תהליכים פשוטים ונעימים, שמתמזגים לתוך האופי המיוחד של יום עבודתכם ומקלים מאוד על התקשורת הפנים-ארגונית, מיומנויות הניהול והבקרה והמשאבים שתידרשו להם כדי לעמוד בכל היעדים.
השתדלנו לתת לכם סקירה כמה שיותר מקיפה על המערכות הטובות ביותר לניהול משימות ואנו מקווים שמתוכן תמצאו את האחת לרוץ איתה מכאן והלאה.
שאלות נפוצות:
זוהי מערכת מקוונת ומתקדמת בה ניתן לבצע מעקב שוטף ובזמן אמת אחרי כל פרויקט בארגון וכך לייעל את תהליכי עבודתו, לאתר ולפתור בעיות ולצמצם משאבים.
בראש ובראשונה על בסיס צרכי הארגון, אופיו ומטרותיו. לאחר מכן, יהיה צורך למצוא מערכת שתקיים את כל אלה בצורה המיטבית בהתאם לשגרת העבודה ושתתמוך באותה שגרה תוך חתירה לחיסכון בתהליכים ומשאבים.
כל המערכות מציעות בנייה והתאמה עצמית של משימות, אותן אפשר להקצות לטיפול אישי, צוותי, מחלקתי וכן הלאה. מבין התכונות הבולטות אפשר למצוא את פונקציית הגרירה וההזזה של פרטים בתוך לוח המשימות, לסמן משימות ולערוך אותן, לשתף בתוכן קבצים, להעיר הערות ולתקשר עם יתר חברי הארגון.
כל מערכת ניהול משימות שמכבדת את עצמה תציע בין 14-30 ימי התנסות בחינם. חלק מהמערכות מציעות גם מסלול הרשמה חינמי לחלוטין עם חלק מצומצם מהאפשרויות הפתוחות, במסגרתו ניתן להתוודע למערכת ולהבין את אופייה.
